Por Pablo Bigi, Gerente de Negócios da SAP na Agrobit
Quando os setores de compras, estoque, produção, campo e finanças trabalham com os mesmos dados, a empresa deixa de arcar com o custo oculto de conciliar, recalcular e discutir números, e a diretoria toma decisões mais rapidamente e com menor margem de erro. Para avaliar um investimento no SAP, é recomendável analisar os processos que se integram e quanto custa hoje não tê-los integrados, antes mesmo de examinar a lista de funcionalidades.
Há uma pergunta que me fazem com frequência, quase sempre na primeira reunião: “E qual é o valor disso?”. É uma pergunta lógica, e eu sempre respondo. Mas, depois de mais de 15 anos trabalhando com empresas que avaliam um ERP, aprendi que há outra pergunta que vale a pena fazer antes: quanto está custando para você hoje trabalhar da maneira como trabalha?
Esse custo está distribuído por uma série de pequenos itens que não aparecem em nenhum orçamento.
Pensemos em uma empresa agrícola de médio ou grande porte, com vários campos, alguma fábrica ou depósito e uma administração central. Certamente ela tem um sistema contábil, alguma ferramenta para o campo, planilhas para o estoque de insumos e algumas pessoas que sabem “onde cada coisa está”. Funciona. Até que alguém faça uma pergunta que envolva duas áreas.
Por exemplo: quanto nos custou produzir esse lote, considerando o que foi efetivamente aplicado em cada etapa? Para responder a isso, alguém precisa ir buscar as ordens de serviço, cruzar essas informações com as notas de remessa de insumos, verificar o que foi lançado na contabilidade e montar uma planilha. Se tudo correr bem, a resposta chega em uma semana. Se der errado, chegam três respostas diferentes.
É a isso que me refiro quando falo de informações dispersas, e seu custo tem várias camadas:
Nenhum desses custos aparece como uma linha na demonstração de resultados. Mas eles existem e são pagos todos os meses.
Gosto de explicar isso com uma imagem simples. Imagine uma empresa onde cada área fala uma língua diferente: o campo fala em hectares e trabalhos, o depósito em unidades e notas fiscais, a administração em contas contábeis. Sem um ERP integrado, a empresa precisa de tradutores o tempo todo, e esses tradutores são pessoas que trabalham com planilhas.
Um ERP como o SAP faz com que todas as áreas falem a mesma língua. Existe um único modelo de dados para compras, vendas, armazéns, produção e finanças, e o que é registrado em um lugar afeta os demais. Quando se compra um insumo, o estoque é atualizado; quando ele é consumido em uma tarefa, o custo é contabilizado; quando o mês é fechado, os números já estão lá.
No setor agrícola, há um detalhe que muda tudo: os dados nascem no campo. E o campo tem suas próprias regras, com lotes sem sinal, tarefas que dependem do clima e responsáveis que não têm tempo para inserir dados no computador no final do dia. Por isso, para uma empresa agrícola, o valor do ERP depende muito de como ele se conecta com a operação no campo.
É aí que entra o SAP AGRO, que permite que as ordens de serviço, os consumos, a produção e os custos registrados no campo sejam contabilizados no ERP.
Quando os processos estão integrados, a mudança se reflete em aspectos bastante concretos:
Se os dados chegam automaticamente e de forma consistente, o fechamento mensal se torna um processo que leva apenas alguns dias.
O que foi planejado, projetado e executado aparece no mesmo lugar, e isso permite corrigir a tempo: trocar um fornecedor, revisar uma dosagem, interromper uma tarefa que não se justifica.
O agrônomo passa mais tempo no campo. A equipe administrativa deixa de fazer conciliações e passa a analisar. Para mim, esse é um dos valores mais subestimados de um ERP: devolve horas de análise às pessoas que mais entendem do assunto.
Quando há um único número, a reunião começa direto com o que precisa ser decidido.
Se você está avaliando um ERP ou pensando se vale a pena dar o passo com o SAP, esses são os critérios que eu levaria em conta. São todos critérios de negócios.
1. Comece pelo custo de não integrar. Antes de analisar orçamentos, avalie um fluxo específico. Por exemplo, aquele que vai da ordem de serviço no campo até o custo contábil: quanto tempo leva, quantas pessoas estão envolvidas, quantas vezes o mesmo dado é inserido. Esse número é sua linha de base, e sem linha de base não há como medir o retorno.
2. Analise os processos que se conectam, antes das funcionalidades. Todos os ERPs têm longas listas de módulos. A pergunta relevante é outra: quais processos da minha empresa ficarão conectados de ponta a ponta, e quais continuarão dependendo de uma planilha?
3. Pergunte como os dados do campo são inseridos. Avalie se a solução permite o registro diretamente no campo e se esse registro chega ao ERP sem intervenção manual.
4. Pense na escala que você terá, além da que já possui. Uma empresa com três filiais pode sobreviver com acordos informais. Com trinta, ou com várias pessoas jurídicas, isso já não é mais possível. O ERP precisa acompanhar o crescimento sem que cada nova unidade se torne um novo projeto.
5. Avalie o parceiro de implementação tanto quanto o software. Um ERP é tão bom quanto sua implementação.
E uma dica extra: comece pequeno. Os projetos que dão mais certo escolhem um circuito, o integram, o avaliam e só depois avançam. O projeto que pretende mudar tudo de uma vez costuma se arrastar e perder apoio antes de mostrar resultados.
Quando me perguntam sobre o valor do SAP, minha resposta curta é esta: ele fornece um único número, na hora certa, para que as pessoas certas possam decidir. Todo o resto (os módulos, a nuvem, os relatórios) está a serviço disso.
No setor agrícola, onde a safra não espera e as margens de lucro dependem de poucas decisões, ter essa clareza faz muita diferença. E o melhor é que isso pode ser medido desde o primeiro circuito que for integrado.
Se sua equipe quiser analisar como a informação circula atualmente, propomos uma conversa de 20 minutos para examinarmos juntos o circuito atual e identificarmos como podemos melhorá-lo.
Analisar meu circuito de gestão
Qual é o valor de um ERP para uma empresa agrícola? Seu principal valor está na integração de processos: compras, estoque, produção, campo e finanças trabalham com os mesmos dados. Isso reduz cargas duplicadas, agiliza os fechamentos e permite conhecer custos e margens enquanto a safra está em andamento.
O que significa integração de sistemas no setor agrícola? Significa que as informações registradas no campo (tarefas, consumo de insumos, produção) cheguem à gestão administrativa e contábil sem que ninguém precise inseri-las novamente, com o respectivo custo.
Quanto custa trabalhar com informações dispersas? Depende de cada empresa e, por isso, convém avaliar isso. Os custos mais comuns são horas de pessoal qualificado conciliando dados, erros decorrentes de reinserção de dados, decisões tomadas com informações desatualizadas e dependência de pessoas-chave.
Como avaliar um investimento no SAP? Medindo, em primeiro lugar, o custo de não ter os processos integrados, verificando quais fluxos de trabalho estão conectados de ponta a ponta, como os dados do campo são inseridos, se a solução acompanha o crescimento e qual é a experiência do parceiro de implementação no setor agrícola.